Walker Books, Inc. (Manual System w

Walker Books, Inc. (Manual System with Minimal PC Support)
(Prepared by Matt Wisser, Lehigh University)
Expenditure Cycle
Purchases System
The purchases process begins with the purchasing agent, who monitors the levels of books available via a computer terminal that lists current inventory. Upon noticing deficiencies in inventory levels, the agent manually generates four hard copies of a purchase order: one is sent to AP, one is sent to the vendor, one is sent to the receiving department, and the last is filed within the department.
Vendors will generally ship the products within five business days of the order. When gooks arrive in the receiving department, the corresponding packing slip always accompanies them. The receiving department clerk unloads the goods and then reconciles the packing slip with the purchase order. After unloading the goods, the clerk manually prepares three hard copies of the receiving report. One copy goes with the gooks to the warehouse, another is sent to the purchasing department, and the final copy is filed in the receiving department. In the warehouse, the copy is simply filed once the goods are stored on the shelves. In the purchasing department, the clerk receives this copy of the receiving report and files it with the purchase order.
When the AP department receives the purchase order, it is temporarily filed until the respective invoice arrives from the vendor. Upon receipt of the invoice, the AP clerk removes the purchase order from the temporary file and reconciles the two documents. The clerk then manually records the liability in the hard copy AP subsidiary ledger. Finally, the clerk files the purchase order and invoice in the open AP file in the department. At the end of the day, the clerk prepares a hard-copy journal voucher and sends it to the general ledger department.
Once the general ledger department receives the journal voucher, the clerk examines it for any obvious errors and then enters the relevant data into the department PC to update the appropriate digital general ledger accounts.
Cash Disbursement System
The AP clerk periodically reviews the open AP file for liabilities that are due. To maximize returns on invested cash, yet still take advantage of vendor discounts, the applicable due date. Upon finding an open accounts payable file in need of payment, the clerk manually prepares a check for the amount due as per the invoice. The hard copy AP ledger is also updated by the AP clerk. The check number, dollar amount, and other pertinent data are manually recorded in the hard-copy check register. The check is then sent to the cash disbursements department. Finally, the invoice is discarded, as it no longer has any relevant information that hasn’t already been recorded elsewhere.
When the cash disbursements clerk receives the unsigned check, she examines it to ensure that no one has tampered with any of the information and that no errors have been made. Because she is familiar with all of the vendors with whom Walker deals, she can identify any false vendors or any payment amounts that seem excessive. Assuming everything appears in order, she signs the check using a signature block that displays the name of the assistant treasurer, Tyler Matthews. Only Matthews’ signature can validate a vendor check. The cash disbursements clerk then photocopies the check for audit trail purposes.
Once the check is signed, it is sent directly to the supplier. The photocopy of the check is marked as paid and them filed in the cash disbursements department. The clerk then creates a journal voucher, which is sent to the general ledger department. Once the general ledger department receives the journal voucher, the clerk examines it for any obvious errors and then enters the relevant data into the department PC to update the appropriate digital general ledger accounts.

ผลลัพธ์ (เตลูกู) 1:

వాకర్ పుస్తకాలు, ఇంక్ (కనీసపు PC మద్దతు తో మాన్యువల్ సిస్టమ్)
(మాట్ Wisser లేహై విశ్వవిద్యాలయం తయారుచేసిన)
వ్యయం సైకిల్
కొనుగోళ్లు వ్యవస్థ
పుస్తకాలు స్థాయిలు అందుబాటులో ద్వారా ప్రస్తుత ఇన్వెంటరీ జాబితా ఒక కంప్యూటర్ టెర్మినల్ పర్యవేక్షిస్తుంది ఎవరు ప్రాసెస్ కొనుగోలు ఏజెంట్ తో కొనుగోళ్లు బిగిన్స్. ఇన్వెంటరీ స్థాయిలు లోపాలను గమనిస్తున్నారు తర్వాత, ఏజెంట్ మానవీయంగా ఒక కొనుగోలు ఆర్డర్ నాలుగు హార్డ్ కాపీలు ఉత్పత్తి: ఒక స్వీకరించడం శాఖ పంపబడుతుంది, మరియు చివరి శాఖ దాఖలు ఉంది, విక్రేత పంపబడుతుంది, AP పంపబడుతుంది.
విక్రేతల సాధారణంగా క్రమంలో ఐదు రోజుల్లో ఉత్పత్తులు రవాణా. Gooks స్వీకరించడం విభాగంలో వచ్చిన సంబంధిత ప్యాకింగ్ స్లిప్ ఎల్లప్పుడూ వాటిని పాటు. స్వీకరించడం శాఖ గుమస్తా వస్తువులు unloads మరియు అప్పుడు కొనుగోలు ఆర్డర్ తో ప్యాకింగ్ స్లిప్ reconciles. వస్తువులు అన్లోడ్ తరువాత, గుమస్తా మానవీయంగా స్వీకరించడం నివేదిక మూడు హార్డ్ కాపీలు సిద్ధం. కాపీ గిడ్డంగి gooks తో వెళ్తాడు, మరొక కొనుగోలు విభాగం పంపబడుతుంది, మరియు చివరి కాపీని స్వీకరించడం విభాగంలో చేపడతాడు. వస్తువులు అల్మారాలు నిల్వ ఒకసారి గిడ్డంగి లో, కాపీ కేవలం చేపడతాడు. కొనుగోలు విభాగం, ఈ స్వీకరించడం నివేదిక మరియు కొనుగోలు ఆర్డర్. ఫైళ్లు అది కాపీ అందుకుంది గుమస్తా లో
సంబంధిత వాయిస్ విక్రేత నుండి వస్తాడు వరకు AP శాఖ కొనుగోలు ఆర్డర్ అందుకున్నప్పుడు, తాత్కాలికంగా చేపడతాడు. వాయిస్ అందిన తర్వాత, AP గుమస్తా తాత్కాలిక ఫైల్ నుండి కొనుగోలు ఆర్డర్ తొలగిస్తుంది మరియు రెండు పత్రాలు reconciles. గుమస్తా అప్పుడు మానవీయంగా హార్డ్ కాపీ AP అనుబంధ లెడ్జర్ బాధ్యత నమోదు. చివరగా, గుమస్తా విభాగంలో ఓపెన్ AP ఫైలు లో కొనుగోలు ఆర్డర్ మరియు వాయిస్ ఫైళ్లు. రోజు ముగింపులో, గుమస్తా ఒక హార్డ్ పత్రిక ఓచర్ కాపీ సిద్ధం మరియు జనరల్ లెడ్జర్ శాఖ దానిని పంపుతుంది.
జనరల్ లెడ్జర్ శాఖ పత్రిక ఓచర్ అందుకుంది ఒకసారి, గుమస్తా స్పష్టమైన లోపాలు అది పరిశీలిస్తుంది మరియు అప్పుడు సంబంధిత డేటా ప్రవేశించింది శాఖ PC జనరల్ లెడ్జర్ తగిన డిజిటల్ అకౌంట్స్ అప్డేట్.
నగదు పంచే వ్యవస్థ
ది AP గుమస్తా క్రమానుగతంగా ఓపెన్ వలన AP రుణాలకు ఫైలు సమీక్షలు. పెట్టుబడి నగదు తిరిగి పెంచడానికి, ఇంకా ఇప్పటికీ విక్రేత డిస్కౌంట్, వర్తించే గడువు తేదీ ప్రయోజనాన్ని. చెల్లింపు అవసరం బహిరంగ ఖాతాలు ఫైలు కనుగొనడంలో మీద, గుమస్తా మానవీయంగా కారణంగా వాయిస్ ప్రకారం మొత్తం ఒక చెక్ సిద్ధం. హార్డ్ కాపీ AP లెడ్జర్ ఏపీ గుమస్తా నవీకరించబడింది. చెక్ సంఖ్య, డాలర్ మొత్తం, మరియు ఇతర సంబంధించిన డేటా మానవీయంగా హార్డ్ కాపీని చెక్ రిజిస్టర్లో నమోదు చేయబడింది. చెక్ అప్పుడు నగదు disbursements శాఖ పంపబడుతుంది. అది ఇకపై ఇప్పటికే చోట్ల రికార్డ్ లేని ఏదైనా సంబంధిత సమాచారం కలిగి చివరగా, వాయిస్, వదిలివేయబడుతుంది.
నగదు Disbursements గుమస్తా సంతకం చెక్ అందుకున్నప్పుడు, ఆమె ఆ సమాచారం యొక్క ఏదైనా మరియు పాడు ఎవరూ చూడండి పరిశీలిస్తుంది ఏ పొరపాట్లు చేశారు. ఆమె వాకర్ ఒప్పందాలు, ఆమె ఏ తప్పుడు విక్రేతలు లేదా అధిక అనిపించవచ్చు ఏ చెల్లింపు మొత్తంలో గుర్తించే భావిస్తున్న విక్రేతల అన్ని తెలిసిన ఎందుకంటే. ఊహిస్తూ ప్రతిదీ ఆమె సహాయకుడు కోశాధికారి, టైలర్ మాథ్యూస్ యొక్క పేరు ప్రదర్శించే సంతకం బ్లాక్ ఉపయోగించి చెక్ సంతకం, క్రమం కనిపిస్తుంది. మాత్రమే మాథ్యూస్ 'సంతకం ఒక విక్రేత చెక్ ప్రమాణీకరించవచ్చు. నగదు Disbursements గుమస్తా ఫోటో అప్పుడు ఆడిట్ కాలిబాట అవసరాలకు తనిఖీ.
చెక్ సంతకం ఒకసారి, అది సరఫరా పంపబడుతుంది. చెల్లించిన వంటి చెక్ photocopy గుర్తించబడింది మరియు వాటిని నగదు disbursements విభాగంలో దాఖలు. గుమస్తా అప్పుడు సాధారణ లెడ్జర్ శాఖ పంపిన ఒక పత్రిక రసీదును, సృష్టిస్తుంది. సాధారణ లెడ్జర్ విభాగం పత్రిక రసీదును స్వీకరించిన తర్వాత, గుమస్తా స్పష్టమైన లోపాలు అది పరిశీలిస్తుంది మరియు తగిన డిజిటల్ సాధారణ లెడ్జర్ ఖాతాలను అప్డేట్ విభాగం PC లోకి సంబంధిత డేటా ప్రవేశిస్తుంది.